J’ai géré près de 7’000 tâches sur Todoist depuis des années.
Notre équipe de direction utilise Todoist depuis plus de 5 ans, en collaboration totale dans nos tâches professionnelles.
C’est dire si je connais bien ce logiciel.
Avant Todoist, j’ai essayé tellement de choses, et depuis que je l’utilise, en 2014, je n’ai plus cherché d’autre logiciel, celui-ci me convient parfaitement.
Oh, je reste bien en veille technique, mais rien ne me semble pouvoir remplacer la puissance alliée à la convivialité de Todoist.
J’avais écrit un test en 2014 justement, à propos de ce logiciel, sur Cuk.ch, et je me propose d’en reprendre la structure en mettant totalement son contenu à jour.
Todoist, c’est quoi?
Todoist est un gestionnaire de tâches qui est atteignable de partout:
- du WEB
- du Mac
- de votre Apple Watch (et plutôt bien!)
- d’iOS et d’iPadOS
- d’Androïd
- de Chrome
- de Postmail
- et de bien d’autres logiciels comme Fantastical
Les deux premières captures d’écran montrent l’interface générale de Todoist. Je ne peux malheureusement pas vous présenter les miennes, elles contiennent des données confidentielles qui ne peuvent pas être montrées ici.
Par la suite, presque toutes les captures d’écran sont maison.
Todoist est incroyablement simple d’emploi, rapide, toujours sous la main.
Il est très très régulièrement mis à jour par l’équipe sympathique de Todoist. Pour tout vous dire, j’ai choisi de recevoir des mises à jour des versions bêtas, j’en reçois une nouvelle presque tous les jours, et même, parfois plusieurs fois dans la même journée. Ce n’est d’ailleurs pas un problème, mettre à jour prend trois secondes.
J’aime Todoist parce qu’il est
- puissant;
- collaboratif;
- addictif à travers son Karma;
- incroyablement rapide en synchronisation.
Reprenons l’interface générale
- La zone des projets. Ces derniers peuvent être gérés en sous-projets et sous-sous projets. Ce sont en fait des dossiers de tâches.
- La zone de choix de la vue: par projets, par étiquette, par recherche (filtres), par mots-clés (je détaillerai plus bas)
- La zone des tâches elles-mêmes, avec à leur gauche, les cases à cocher pour les tâches terminées
- Le choix des dates d’affichage (aujourd’hui, prochainement)
- Les personnes à qui sont attribuées les tâches (en cas de travail collaboratif)
- Les échéances de vos tâches
L’ajout d’une tâche est en général très rapide, et peut être fait d’un simple appel fait à l’aide d’un raccourci clavier ou par un menu permanent.
Pour les allergiques aux menus permanents (j’en connais, j’en connais!), il est évident que celui de Todoist peut être caché.
Notez que les raccourcis-clavier sont configurables par vos soins.
Lorsque vous créez une nouvelle tâche via le menu ou un raccourci clavier, vous avez accès aux éléments suivants dans la zone d’ajout de tâche rapide:
Comme vous l’avez peut-être remarqué, les signes !!, @, # peuvent être utilisés directement dans l’intitulé pour directement affubler respectivement une priorité, une étiquette et un dossier à vos tâches, sans passer par les icônes, si vous êtes plus rapides avec cette manière de faire.
Je n’ai pas parlé ici de l’élément du petit personnage qui permet d’attribuer la tâche à une personne avec qui l’on a partagé un projet.
Cette gestion des tâches collaboratives, tout comme d’ailleurs la synchronisation entre vos divers outils de travail (téléphone, tablette, ordinateur ou web), est pratiquement instantanée.
La vue des tâches est également accessible via un autre raccourci qui vous donne accès l’application Mac, celle que je vous ai présentée dans la capture d’écran numérotée.
Cette application vous permet également d’ajouter des tâches, mais de manière plus complète, notamment en ce qui concerne la date d’échéance.
- Aujourd’hui, demain, ce week-end (samedi), la semaine prochaine (lundi à venir)
- Défilement dans les mois à venir du calendrier intégré
- Ajout d’une heure de rappel.
Vous pouvez également entrer la date d’échéance et une heure de rappel en langage naturel, et bien sûr ajouter des tâches récurrentes.
Vous m’excuserez, mais les développeurs ont été tellement clairs dans leur explication de ceci que je ne vais pas essayer de vous faire une description moi-même, voici comment ils présentent les choses:
Quelques exemples de dates récurrentes
Voici quelques exemples de langage naturel que vous pouvez utiliser pour ajouter une date récurrente à vos tâches :
| TAPEZ CELA : | POUR AJOUTER CETTE DATE D’ÉCHÉANCE RÉCURRENTE : |
|---|---|
| chaque jour | Chaque jour à partir d’aujourd’hui (tous les jours fonctionne également) |
| chaque matin | Chaque jour à 9h |
| chaque soir | Chaque jour à 19h |
| chaque jour ouvré | Chaque lundi, mardi, mercredi, jeudi et vendredi (tous les jours ouvrés/ouvrables marche aussi) |
| chaque lundi, vendredi | Chaque lundi et vendredi (chaque lun, ven ; tous les lun, ven fonctionnent aussi) |
| tous les 3 jours | Tous les 3 jours à partir d’aujourd’hui |
| chaque semaine | Chaque semaine à partir d’aujourd’hui (toutes les semaines fonctionne aussi) |
| chaque mois | Chaque mois à partir d’aujourd’hui (tous les mois fonctionne aussi) |
| chaque 3e vendredi | Chaque 3e vendredi du mois |
| tous les 27 | Tous les 27 du mois (chaque 27 fonctionne aussi) |
| chaque année | Chaque année à partir d’aujourd’hui (tous les ans fonctionne aussi) |
| tous les 27 janv | Tous les 27 janvier |
| chaque dernier jour | Chaque dernier jour du mois |
| tous! les 5 jours | Tous les 5 jours à compter du jour d’achèvement de la tâche, à partir d’aujourd’hui |
| tous! les 2 mois | Tous les 2 mois à compter du jour d’achèvement de la tâche, à partir d’aujourd’hui |
Vous pouvez créer une tâche récurrente qui se répète à intervalles réguliers à compter de la date d’origine ou de la date d’achèvement en utilisant chaque / tous les ou chaque! / tous! les. Voici comment cela fonctionne :
Chaque / tous les : l’achèvement d’une tâche ayant une date d’échéance tous les 3 mois déclenche la création d’une date d’échéance 3 mois après la date d’origine.
Par exemple, si vous avez créé une tâche le 10 janvier avec une date d’échéance tous les 3 mois, elle sera récurrente le 10 janvier, le 10 avril, le 10 juillet, etc. Cela est pratique pour les tâches qui doivent être affectées ces jours-là, comme des bulletins scolaires avec des échéances précises ou le paiement d’un loyer.
Chaque! / tous! les : l’achèvement d’une tâche ayant une date d’échéance tous! les 3 mois déclenchera la création de la prochaine date d’échéance 3 mois après la date d’achèvement de la tâche.
Ainsi, si vous avez achevé la tâche le 20 janvier, la prochaine occurrence de la tâche sera le 20 avril. Cela est pratique pour les tâches qui doivent être achevées à intervalles réguliers, mais pas forcément à une date spécifique, comme nettoyer la maison ou faire du sport.
Voilà, c’est à nouveau moi qui parle: cette distinction entre les tâches récurrentes régulières, à savoir, quoi qu’il arrive, tous les 10 du mois (par exemple) et les tâches devant être faites à intervalles réguliers à partir du moment où l’on a fait une tâche d’une série est bien fichue.
Elle m’est par exemple utile lorsque je note qu’il faut mettre l’anti-puces à mon chat. Souvent, je prends un peu de retard, soit parce que le chat n’est pas là, soit parce que je vais aller me coucher, et que je n’ai pas envie que le chat vienne se frotter au lit avec du produit plein la nuque.
Imaginons que je prenne une semaine de retard, la nouvelle application sera valable un mois! Donc si je fais une tâche récurrente avec “chaque” ou “tous les”, la prochaine alarme viendra me rappeler d’énerver le chat une semaine trop tôt, alors que si je fais une tâche récurrente avec “le point d’exclamation” après les mots-clés (chaque! ou tous! les), la souplesse est de mise et ma prochaine alarme sera automatiquement décalée.
Gérer les tâches
Vous gérez vos tâches soit directement sur le Web, soit sur votre ordinateur, votre iPhone ou votre tablette. Voire même sur votre montre (Apple Watch).
Déplacer une tâche, ou la transformer en sous-tâche
Pour déplacer une tâche, il faut prendre soin de la prendre en posant le curseur juste à gauche de la case à cocher pour faire apparaître les trois petits traits horizontaux et transformer ledit curseur en curseur de déplacement.
Comme vous le constatez dans le petit film ci-dessus, les tâches peuvent contenir des sous-tâches, voire des sous-sous tâches (à ne pas confondre avec les projets et les sous-projets).
Une fois les sous-tâches créées, Todoist les affiche ainsi:
Éditer une tâche
Pour éditer une tâche, on clique dessus pour faire apparaître le bouton d’enregistrement, on fait ses modifications et l’on clique sur lui. Aussi simple que cela.
Ajouter un rappel à vos tâches
Vous pouvez ajouter un rappel à vos tâches basé sur un critère temporel (jour et heure) ou localisé (un endroit).
Notez que vous ne pourrez être averti (par SMS ou courriel) si vous quittez un endroit que si vous avez avec vous un appareil géolocalisé, par exemple votre Smartphone. Cela dit, je rencontre des difficultés à déclencher une alarme en cas de départ d’un endroit.
Aucun problème par contre avec les rappels horodatés.
Ranger les tâches dans des sections
En plus d’offrir des projets, des sous-projets, des tâches et des sous-tâches, le nouveau Todoist nous offre des sections.
Pour faire apparaître la barre “Ajouter une section”, survolez en dessous de la dernière tâche de la liste ou d’une section si vous en avez déjà créé.
Une fois les sections créées, vous pouvez y glisser des tâches qui seront tout de suite plus lisibles.
Ajouter des pièces jointes à une tâche
Les tâches peuvent également recevoir des pièces jointes, de type PDF ou autres.
Pour ce faire, il vous suffit d’ouvrir la tâche, d’aller dans l’onglet “Commentaires” et de glisser la pièce jointe.
Nous voyons ensuite nos tâches qui contiennent ,pour celles au bout des flèches orange dans la figure ci-dessous, la bulle des commentaires (dont je ne vous ai pas encore parlé) qui indique qu’il y en a un (de commentaire donc) dans chaque tâche.
Il peut bien sûr y avoir plusieurs commentaires, sous forme de texte ou de pièces jointes.
Les actions sur un projet
Ces actions sont assez claires, il me semble.
J’aimerais juste parler des modèles de projet, très pratiques.
Je prends un exemple dans mon métier: je dois quotidiennement mettre sur pied des réseaux qui impliquent 11 actions ou tâches si vous préférez.
Si je devais tout recommencer pour chaque élève, je deviendrais fou.
J’ai donc créé un modèle de projet que j’ai exporté puis que je réimporte à chaque nouveau réseau à créer.
Ah, mais il faut aussi que je vous parle d’une autre de ces actions: la possibilité d’envoyer des tâches depuis des programmes de courriels.
Des tâches depuis vos mails
Il est très simple d’envoyer des tâches depuis un client mails.
Certains sont même plus doués que d’autres. Spark par exemple permet de gérer tout en finesse directement un courriel pour qu’il aille au bon endroit dans Todoist.
Mais si nous prenons Mail, le client incontournable sur Mac et qui pourtant ne sait pas faire grand-chose tout seul, force est de constater que lui ne sait pas gérer les courriels pour les envoyer vers Todoist.
Qu’à cela ne tienne, il est très simple d’arriver très facilement à régler le problème.
Vous recevez un mail, vous désirez le transformer en tâche?
Il vous faut donc l’envoyer à un projet Todoist.
Mais bien évidemment, avant cela, vous devrez configurer votre projet comme pouvant recevoir des mails de l’extérieur.
Pour ce faire, vous cliquez sur la zone d’action d’un projet et vous choisissez “Envoyer des tâches à ce projet par e-mail”.
Une fenêtre s’affiche qui donne l’adresse de votre projet.
Vous copiez le lien dans le presse-papiers (il suffit de cliquer sur le bouton rouge, merci Todoist de tant d’égards).
Une fois l’adresse copiée dans le presse-papiers, il vous suffit:
- de coller cette adresse dans votre carnet d’adresses,;
- de donner un nom à ce “contact”, par exemple “Todoist” comme prénom, et “Projet de test pour le Blog du Cuk” comme nom de famille;
- une fois dans Mail, vous cliquez dans le champ “À”, “CC” ou “Cci”;
- vous tapez “todo” et vous voyez la zone de choix suivante apparaître:
C’est tout simple et chaque projet est indépendant des autres.
Quant au langage, je me suis créé un tout petit raccourci pour les échéances avec Typinator.
Si je tape “tdc”, (sans les guillemets) en début de corps de mon courriel, ou dans l’objet, je vois automatiquement apparaître le menu suivant:
Si je choisis “mercredi”, je vois apparaître <date mercredi> dans mon courriel.
Ainsi, une tâche sera créée dans mon projet avec l’échéance:
- à aujourd’hui si nous sommes mercredi (même résultat que si j’avais choisi “aujourd’hui”)
- à demain si nous sommes mardi (même résultat que si j’avais choisi “demain”)
- à mercredi qui vient si je suis un autre jour
Si je suis mercredi et que je veux mettre une tâche à mercredi prochain, je dois choisir “dans une semaine”.
Notez que j’ai choisi de travailler avec Typinator pour me fabriquer ce menu, mais que je peux très bien m’en passer en tapant le petit code entre les <date+4> (par exemple).
J’envoie donc mes tâches et je peux obtenir ceci (toutes mes tâches ont été envoyées par courriel).
Des tâches depuis Fantastical
Nous venons de voir que l’on pouvait atteindre Todoist depuis un client mail, mais il est également possible de travailler avec ce service depuis Fantastical.
Vous pouvez ajouter, éditer, compléter des tâches depuis ce logiciel.
Vous pourrez même choisir quels projets doivent apparaître sur votre calendrier.
Une nouvelle vue en mode Tableau
Todoist intègre une vue supplémentaire de ses tâches en mode Tableau, un peu comme dans Trello.
Je vous montre le principe dans le petit film ci-dessous.
Certains aimeront sans doute, je préfère quant à moi la vue standard, bien linéaire.
Une recherche puissante, associée aux filtres
Juste avant de vous parler de la recherche, juste un mot sur le tri et ses critères:
Voilà, c’est tout, venons-en à la recherche des tâches.
Pour ce faire, il vous faut taper votre texte à rechercher dans le champ dédié:
Vous constatez que le résultat de la recherche s’affiche en temps réel sous le champ.
Vous pouvez aller plus loin en utilisant des filtres.
La liste des mots-clés est complète et vous la trouvez en tapant sur le petit point d’interrogation à droite du champ de recherche.
Ou alors, suivez ce lien pour voir la puissance de ce langage à mettre en œuvre également dans les filtres.
Si vous ne trouvez pas votre tâche, c’est peut-être qu’elle a été effectuée. Vous pouvez à tout moment afficher les tâches effectuées pour prolonger la recherche sur celles-ci.
Cela vous permet de retrouver très rapidement ce que vous avez déjà fait, et quand ça l’a été!
Et puisque l’on parle de recherche, les filtres que j’ai évoqués sont très puissants, peuvent être édités et mémorisés.
Voici d’abord les filtres mis en place à l’installation de Todoist:
Vous pouvez changer le nom des filtres et en créer des nouveaux avec des critères sophistiqués.
Un programme collaboratif
Todoist vous permet de travailler très facilement avec des collègues sur un projet.
Attention: il s’agit bien d’inviter quelqu’un à collaborer à un projet (ou plusieurs), c’est vous qui décidez lequel ou lesquels.
Bien évidemment, vous pouvez inviter X et Y à un projet, et Y et Z à un autre projet, et garder ceux que vous désirez pour vous tout seul, ces projets restant alors entièrement privés.
Pour ce faire, rien de plus simple: vous cliquez sur ce bouton au bout de la flèche bleue de droite pour voir apparaître la zone d’invitation:
Vous invitez à votre projet qui vous voulez.
La personne accepte l’invitation et elle est belle.
Lorsque vous créez une tâche, vous pouvez l’attribuer à un membre du groupe.
Ce qui est assez fabuleux, c’est la finesse de réglage des notifications de partage ensuite. Vous pourrez être avertis par mail, par SMS, de l’avancement d’un projet par vos collaborateurs. Ou si vous préférez avoir la paix, vous pouvez aussi demander de n’être averti de rien.
Pour effectuer ces réglages, vous devrez vous rendre sur les paramètres de notification.
La seule chose que je regrette dans ce domaine, c’est l’impossibilité d’attribuer une tâche à plusieurs personnes. Il faudra la dupliquer autant de fois que nécessaire, en changeant son attribution. Dommage.
Le côté ludique: le Karma
Je sais, je vais encore passer pour un frappadingue, mais ce qui me rassure, c’est que je ne suis pas tout seul à l’être, à ce que j’ai remarqué.
Et c’est quoi, le Karma, dans Todoist, hmmmm?
Eh bien ce sont des points que vous gagnez en effectuant des tâches, en utilisant les fonctions avancées du logiciel, et en évitant d’avoir des tâches avec plus de 4 jours de retard par exemple.
Vous recevez un titre selon le nombre de points que vous avez dans votre Karma…
Personnellement, je suis “Grand maître”, avec mes plus de 25’000 points.
Et je grimpe, je grimpe!
Cela dit, il me faudra doubler mes points pour devenir Illuminé, je pense ne jamais y arriver, c’est un peu démotivant.
Bref, je rigole, mais je vous assure que ceux qui bossent avec Todoist sourient de la chose, mais se prennent au jeu!:-)
Bon, ce n’est pas tout de rigoler, on est un site sérieux ici, scientifique et froid. Seuls les résultats chiffrés comptent.
Revenons au logiciel, même si en fait, on ne l’a pas quitté.
Todoist est bien évidemment rempli de petites choses sympathiques, comme la possibilité de publier un calendrier des tâches dans Calendrier d’Apple ou tout logiciel compatible avec le système d’Apple. Vous voyez alors vos tâches comme des événements journaliers.
Remarquez qu’ils ne sont pas éditables dans Calendrier dans ce cas.
Fantastical par contre, comme je l’ai écrit plus haut, travaille totalement en symbiose avec Todoist. J’ai testé cette très belle application ici.
Une application multiplateforme, vraiment
Une application Apple Watch bien réalisée
Permettez-moi d’abord de vous parler rapidement de l’application Apple Watch.
Il est pratiquement possible de tout faire avec la montre.
Il y a une limitation à cette application sur l’Apple Watch: pour l’instant, elle ne fonctionne que si l’iPhone est à proximité.
Dommage, ça aurait été chouette de pouvoir en profiter avec une Apple Watch GSM par exemple.
Sur l’iPhone, tout est bien disponible
Sur l’iPhone, l’application est tout à fait parfaite.
Tout ce que vous pouvez faire sur l’ordinateur est possible avec simplicité tans sur iOS qu’iPadOS.
Mieux, vous pouvez même utiliser Siri, ce qui ne semble pas possible sur le Mac qui en est pourtant doté lui aussi.
Mais sur Mac, Siri dit toujours que Todoist est incapable de prendre en charge ce que je lui demande, alors que ça roule avec l’iPhone.
Bizarre.
Dans l’exemple ci-dessus, j’ai bien dicté cette phrase en ajoutant “Demain”. La tâche est au bon endroit.
Sur iPad, et sur le Web
Il me reste à vous montrer une capture d’écran de Todoist sur iPad.
Je ne vous montre par contre pas l’application Web, elle est en tout point pareille à celle pour Mac.
En conclusion
Todoist répond à tous les besoins qui se sont trouvés sur mon chemin ses derniers 7 dernières années.
Je ne peux lui reprocher qu’une toute petite chose dont j’ai parlé plus haut: le fait que l’attribution d’une tâche ne puisse être effective que pour une seule personne à la fois.
Oh et puis, ça ne me gênerait pas qu’il soit intégré en natif sous forme d’un plug-in à Mail. Mais il est vrai que la transformation d’un courriel en tâche est déjà tellement rapide comme ça… Mais bon, oui, j’aimerais bien que ce soit le cas, comme ça l’est sous PostBox, Thunderbirds, Gmail, Spark et d’autres. Je peux le faire via MailButler pour Mac, mais je l’ai abandonné, je vous expliquerai bientôt pourquoi.
Le prix maintenant.
Certains de mes collègues l’utilisent gratuitement et ne sont pas gênés par les limitations de la version gratuite.
Moi pas.
Je paie 31 francs (28 €) par année pour avoir les avantages “Premium”.
Voici le comparatif des divers abonnements:
Oui bon, vous comprenez pourquoi j’ai pris la version Premium ou bien?
Cela dit, le service n’est vraiment pas cher, il est puissant et rapide, atteignable de partout.
Je l’utilise depuis 7 ans, donc j’ai eu le temps de voir ce que ce programme avait dans le ventre.
Eh bien c’est du tout bon, que je vous recommande, bien sûr et qui évolue tous les jours.
