On organise une petite conférence?
On organise un petit repas entre amis?
On se retrouve pour une séance entre collègues?
À chaque fois, on dit qu’on se fait un Doodle pour fixer quand ça joue le mieux pour tout le monde.
Dans mon travail, je dois organiser plusieurs réseaux par semaine pour discuter d’élèves en difficulté, avec à chaque fois des enseignants, des médecins, des psychologues, ergothérapeute, psychomotriciens et logopédistes, le directeur parfois, ou encore l’inspecteur responsable de notre région qui y participent.
Il faut penser à tout le monde, trouver les coordonnées des intervenants extérieurs à l’école, et puis créer un Doodle.
Doodle a été mon sauveur pendant des années, mais au fil du temps, il a commencé à sérieusement m’énerver.
Il faut dire que j’avais un compte Premium chez eux, qui me permettait de synchroniser mes calendriers iCloud avec le leur. Ainsi, quand je fixais des dates dans le calendrier Doodle, je voyais directement où j’avais de la place, je plaçais mes options, et je les retrouvais sur mon calendrier Mac. Quand la bonne date était choisie, les options inutilisées se retiraient toutes seules, seule la bonne date était inscrite, là où il le fallait.
Et puis un beau jour, ça n’a plus été possible sur le Mac, parce que soi-disant, Apple l’empêchait.
Des fois, je trouve qu’Apple a bon dos, pour quelques développeurs…
Ne restait que l’iPad ou l’iPhone, moins pratiques.
Et puis sur ces derniers, ça n’a plus synchronisé non plus.
Pire, Doodle a commencé à proposer une nouvelle interface, encore moins claire que la précédente, qui ne corrigeait pas les défauts que je viens d’évoquer.
Alors, à quelques semaines de la fin de mon compte Premium, j’ai essayé de trouver une alternative.
Alternative que j’utilise depuis plusieurs semaines.
Cette alternative, c’est Vyte, et elle est tout simplement étonnante.
Vyte, c’est quoi?
Vyte est une plateforme qui, d’abord, vous permet d’organiser une réunion à plusieurs et de trouver:
- la bonne date
- le bon lieu
Vous pouvez également créer et donner à vos proches votre page Vyte, qui recense vos disponibilités, ce qui leur permettra de vous proposer des entrevues que vous accepterez ou non, dans vos plages vides.
Mais commençons par sa fonction principale, si vous le voulez bien (et même si vous ne le voulez pas, soit dit en passant).
Créer une réunion
Comme je l’ai écrit plus haut, c’est la gestion de vos rendez-vous qui est assez fantastique dans Vyte.
Au milieu, dans la figure ci-dessus, la liste des réseaux en cours ou confirmés.
Vous voulez créer un nouvel événement?
Vous cliquez sur le bouton « + Créer un RDV ».
- Vous choisissez la langue de convocation
- Vous donnez un titre au rendez-vous (non non François, « Cuk », c’est fini, c’est « Le Blog du Cuk » maintenant!). Ne vous trompez pas dans le titre, pour l’instant, et j’ai remonté la chose, il est impossible de le modifier après coup, étrange non?
- Vous ajoutez les invités (vous pouvez le faire plus tard ou ne pas le faire du tout): notez que le programme pompe dans votre carnet d’adresses vos contacts, ce qui est très pratique.
- Une fois ajoutés, les contacts passent dans la partie basse de la fenêtre.
- Cliquez sur « Proposer des lieux et des dates »
Là, une fenêtre s’affiche.
Vous commencez par cliquer sur « + Choisir une date ».
Et là, une fenêtre s’affiche pour que vous puissiez entrer vos propositions en relation directe avec votre calendrier.
Si rien ne s’affiche, vous cliquez sur le bouton « Gérer mes calendriers » (4).
Vous choisissez bien évidemment quels calendriers doivent s’afficher dans la fenêtre de choix des propositions à laquelle je reviens pour la suite des explications.
Vous pouvez choisir la vue de calendrier préférée (6), vous déplacer dans le temps à l’aide du petit calendrier (1).
Vous posez le curseur pour tirer vos propositions (3) que vous voyez résumées à gauche (2).
Vous pouvez bien évidemment vous déplacer dans les mois et choisir des dates sur plusieurs de ces derniers.
Une fois satisfait, vous cliquez sur « Enregistrer » (5).
Cette fenêtre s’affiche alors:
Il vous reste à choisir un ou plusieurs lieu(x).
Vous le faites en entrant l’adresse de l’endroit qui sera automatiquement trouvé sur le plan:
À ce stade, il est important d’aller encore dans les réglages de la réunion.
Pour ce faire, vous cliquez sur Plus avec les 3 points verticaux sur le résumé du rendez-vous (voir figure ci-dessous).
Cette fenêtre parle d’elle-même, mais elle me permet de donner quelques particularités de Vyte: selon vos autorisations, vos invités pourront proposer d’autres dates possibles pour eux, ou d’autres lieux, voire même d’autres personnes.
Dans ce cas, les autres invités en seront avertis, mais vous m’excuserez, d’abord, c’est moi qchuis l’chef, et, en ce qui me concerne, si je commence à laisser mes invités choisir où, quand et avec qui, alors je suis perdu.
Donc je coupe ces fonctionnalités, mais, dans certains cas, j’imagine bien qu’elles peuvent être bien utiles.
Bon, je veux bien admettre qu’il peut arriver que j’oublie quelqu’un, et qu’au pire, je laisse la possibilité à mes invités d’inviter quelqu’un d’autre, mais c’est bien parce que je suis la maniabilité même (et que bon, dans ce cas, ça m’arrange, aussi).
Lorsque vous avez enregistré votre rendez-vous, vous pouvez vous rendre dans votre calendrier préféré (moi, c’est le nouveau Fantastical, je vous en parlerai bientôt), et vous voyez vos différentes propositions de dates qui s’y trouvent.
Lorsque votre rendez-vous est validé par vous-même, toutes les personnes invitées reçoivent un mail indiquant la chose.
Ma démarche est un peu différente puisque, dans mon travail, j’ai des mots-clés ou des groupes pour chaque élève, avec tous les professionnels à contacter pour le réseau.
Typiquement, dans Mail, je tape le prénom et le nom des élèves, et toutes les personnes à contacter se déploient automatiquement.
Bien plus rapide que d’entrer les invités l’un après l’autre dans Vyte.
Je décide pour ce faire d’aller dans mon rendez-vous dans Vyte.
- Je clique sur « Partager ce RDV », une fenêtre s’ouvre.
- Je vois le lien pour le rendez-vous.
- Je copie le lien dans le presse-papiers en cliquant sur Copier.
Je n’ai plus qu’à glisser mon lien dans le mail, et d’expliquer aux personnes concernées comment pratiquer pour voter.
Voter pour un événement
Vos invités vont devoir cliquer sur un lien, et s’identifier avec leur nom et adresse mail.
Ils voient à gauche les personnes invitées et à droite, les dates et les lieux proposés.
Cliquer sur une date suffit pour afficher le bandeau vert en haut de la fenêtre: votre vote est pris en compte en temps réel.
Inutile de cliquer sur un autre bouton, ce qui peut perturber quelques personnes qui ne sont pas habituées à ce nouveau comportement de bien des applications Web.
Raison pour laquelle je l’explique toujours en deux lignes dans mon mail d’invitation.
Vous voyez dans la figure précédente, à droite, juste au-dessus des dates proposées « Vue Tableau ». Cliquez dessus, c’est bien plus pratique pour voir qui est disponible à quel moment.
S’il n’y a qu’un lieu de proposé, c’est tout, votre invité a terminé lorsqu’il a choisi ses dates.
Sinon, il lui faudra encore choisir un lieu, sous les dates proposées.
Confirmer un rendez-vous
Voilà.
Une fois que vous avez le retour de vos invités (vous êtes bien sûr en direct live avertis de chaque vote), il vous reste à retourner sur le site de Vyte, à ouvrir votre événement
Vous cliquez alors sur « Confirmer ce RDV ».
Vous choisissez celui qui vous qui a votre faveur.
Vous cliquez sur « Confirmer ».
Un bandeau vert barre votre fenêtre confirmant la chose.
Tous vos invités sont avertis en temps réel de cette confirmation.
Je préfère toutefois envoyer un mail à part ces derniers en leur donnant plus de précisions sur le pourquoi du comment.
Mon calendrier personnel, vous vous rappelez? Il affichait ceci avant la confirmation:
Eh bien suite à la confirmation, il affiche ceci:
Non seulement, Vyte a supprimé les options pour n’entrer plus que la confirmation, mais en plus, il a changé de calendrier, notant mon rendez-vous dans celui intitulé « Réseaux » et qui est de couleur verte. J’ai dû au préalable, bien sûr, dans la configuration des calendriers décrite plus haut dédier un de mes calendriers aux options proposées, et un autre aux dates choisies.
Ma page Vyte
Comme indiqué en début d’article, Vyte permet également de générer une page avec vos disponibilités pour que l’on puisse prendre rendez-vous avec vous pendant ces moments.
Cela se passe dans « Ma Page Vyte »
Une fois que vous avez cliqué sur cet onglet (au bout de la flèche violette), vous cliquez sur le bouton « Partager ma page Vyte » à droite après l’avoir activée à gauche vous voyez apparaître ceci:
Vous choisissez donc la durée de vos entretiens à cet endroit.
Mais avant de partager une page Vyte, le mieux, ce serait tout de même de la configurer. Et là, Vyte fait assez fort!
Premier onglet, vous créez ici le lien de votre page Vyte. Vous pouvez entrer également un conseil pour votre interlocuteur.
Le deuxième onglet fait tout de même très fort puisqu’il vous permet de configurer vos disponibilités générales dans le moindre détail.
Comme vous pouvez le voir, les finesses sont nombreuses! Vous pouvez bien sûr créer plusieurs plages horaire dans la même journée pour vos pauses, siestes ou que sais-je à certains jours.
Et ce n’est pas fini!
Cliquez sur l’onglet « Configuration », et là, c’est le nirvana!
L’onglet « Partager ma Page » permet ceci:
Ne reste plus qu’à proposer votre lien à ceux en qui vous avez confiance.
Ils pourront prendre rendez-vous avec vous comme suit:
Après avoir cliqué sur « Choisir 3 dates ou plus », ils entrent dans votre calendrier et voient vos disponibilités:
Ils peuvent glisser des propositions de rendez-vous là où vous êtes libres, en tenant compte de vos rendez-vous anonymisés bien sûr déjà fixés, et de vos plages horaires indiquées dans la configuration de vos disponibilités (voir plus haut).
Mieux, ils peuvent même connecter leur propre calendrier pour voir leurs disponibilités à eux!
En conclusion
Vyte me fait gagner des heures chaque mois par rapport au même travail que j’effectuais dans Doodle.
Ce dernier m’a rendu service, mais il m’a énormément agacé. Franchement? Il est nul, maintenant.
Vyte est apparu, la lumière m’a frappé, et tout est devenu plus simple, plus rapide.
Du pensum que cela représentait pour moi, organiser un réseau est presque devenu un plaisir.
Vyte est gratuit, mais prend toute sa mesure en mode Pro. Ce dernier est facturé 8 $ par mois, ou 4 $ par mois si vous êtes dans l’éducation et vous pouvez voir les différences de fonctions offertes dans ces plans, ici.
De toute façon, le confort apporté chaque mois par ce logiciel vaut bien la dépense, qu’on se le dise.
Oui, Vyte est un magnifique produit.
Oui, Vyte mérite un Too Much Bô.
