Archiver ses courriels: partie 2, Mail Archiver X

Je vous ai parlé à plusieurs reprises des archivages de courriels, tellement importants pour libérer nos serveurs et pour accélérer Mail, le logiciel d’Apple utilisé par beaucoup d’entre nous, mais aussi les autres clients qui permettent de gérer vos courriels.

Je vous avais dit que j’utilisais 4 logiciels pour archiver mes mails, pour être plus sûr.

Ce sont:

  • MailSteward, testé ici
  • DevonThink 3, que je vais tester bientôt sur ce site pour cette fonction particulière
  • EagleFiler, que je vais tester également dans quelque temps, toujours pour cette fonction particulière d’archivage de courriels.

Et Mail Archiver X, que je vais vous présenter ici.

Mail Archiver X c’est quoi?

Comme son nom l’indique, Mail Archiver X permet d’archiver vos courriels et ceci en provenance de Mail, Outlook, Postbox et Thunderbird.

Les données peuvent être stockées dans une base interne au format .vdb, mais aussi aux formats PDF ou FileMaker. En ce qui me concerne, j’ai choisi la base interne, qui me permet d’utiliser directement les outils de recherche du logiciel.

Toutes les structures de vos courriels sont reprises automatiquement dans Mail Archiver X.

Plus fort que le Roquefort, Mail Archiver peut travailler avec les mots-clés que vous aurez entrés à l’aide de l’excellent MailTags que j’ai testé ici.

La fenêtre principale de Mail Archiver X

Voici, dans un premier temps, la fenêtre telle qu’elle s’ouvre au lancement de Mail Archiver X.

  • La barre d’outils, avec toutes les fonctions de Mail Archiver X (1)
Les icônes me semblent assez parlantes, d’autant plus qu’elles sont accompagnées du texte des fonctions.
  • La structure des dossiers telle que vous l’avez créé dans Mail (2)
  • Les courriels de la boîte sélectionnée (3)
  • Le courriel lui-même (4), visible sur 4 onglets que voici:
Le message lui-même
Les pièces jointes liées au message
L’en-tête détaillé
La gestion des tags et de toute la structure de MailTags

Cette visualisation des messages est très bien faite, claire, et l’on s’y retrouve sans le moindre problème.

Configurer Mail Archiver X

Dans la barre d’outils (voir plus haut), il suffit de cliquer sur le premier bouton à gauche, “Configuration”.

Comme l’écrit l’éditeur:

Configurez Mail Archiver en 3 étapes :

• sélectionnez d’où vous souhaitez archiver (client de messagerie ou compte IMAP),

• sélectionner les boîtes aux lettres,

• sélectionner l’emplacement de l’archive

Site Web de Mail Archiver X

Oui, vous pouvez archiver des courriels directement depuis votre client Mail ou depuis vos comptes IMAP.

Quant à moi, j’ai choisi un nouveau plan dans l’onglet “Tâches” et j’ai choisi d’archiver mes courriels depuis Mail d’Apple, en n’effaçant pas mes courriels archivés dans Mail.

Pour ce faire, vous cliquez sur Ajouter un plan, Mail Archiver vous propose d’archiver votre hiérarchie dans votre client Mail.

Comme vous pouvez le constater, tout est prévu dans Mail Archiver X

Vous pouvez également archiver directement des comptes IMAP en les ajoutant directement, ce qui permettra de les sauvegarder sans passer par votre client Mail.

Vous pouvez également planifier des archivages.

Comment archiver ses courriels?

Une fois sa configuration faite, on clique sur “Archiver” dans la barre d’outils, et le travail se fait tranquillement, vous pouvez vaquer à d’autres occupations. En fait vous devez, Mail Archiver ne peut faire autre chose pendant l’archivage.

Pendant l’archivage

Une fois l’archivage terminé, vous voyez le résumé du travail.

Vous voyez qu’ici, pour une vérification de 78 528 courriels et l’ajout de 3’776 tout neufs accompagnés de 1635 pièces jointes, le travail a pris moins de 23 minutes.

Rechercher avec Mail Archiver X

Deux manières de rechercher avec Mail Archiver X.

D’abord, la zone de recherche, que l’on trouve en haut à droite, dans la barre d’outils.

C’est le plus simple, mais pas le plus puissant.

Vous pouvez faire des recherches bien plus complexes en utilisant les filtres, via le bouton de la barre d’outils et les deux onglets proposés.

Les champs standards de recherche

Les champs liés à MailTags

Il est bien évidemment possible de chercher à l’intérieur d’une boîte, ou à travers toute votre base.

En ce qui me concerne, j’aurais peut-être préféré des recherches du type de celles que l’on trouve dans de nombreux programmes, à savoir ajouter des conditions de recherche avec le petit bouton “+”, mais force m’est de constater que ce qui m’est proposé ici m’a toujours largement suffi, et se trouve être bien meilleur que ce que propose tout simplement Mail.

La seule chose qui me manque, c’est que les champs ne sont pas de type prédictif. Ainsi, je peux taper une recherche sur Adobe, mais, même si j’ai tapé “ado” dans le champ “De contient”, ce dernier ne me proposera pas toutes les adresses de l’expéditeur qui contiennent “Adobe”.

Une version Serveur

Mail Archiver X existe en version Serveur, que je n’utilise personnellement pas, raison pour laquelle je suis bien en peine de la décrire en vous donnant mes impressions personnelles, ce que j’apprécie de faire normalement.

J’ai donc demandé à sa développeuse, Beatrix Willius, de Moth Software, quelques informations à son propos.

En italique, mes questions, en standard, les réponses de Beatrix.

Bonjour Beatrix,

J’ai bien étudié votre version 6.2, je suis content de l’utiliser pour faire mon article qui sortira lundi, je la trouve plus moderne.

J’ai encore deux questions sur la version serveur de Mail Archiver que je n’utilise pas, donc je ne peux pas parler en toute connaissance de cause.

La première, c’est que j’ai bien compris que la version serveur permettait à toutes et tous de consulter une base commune de courriels, mais qu’en est-il de l’archivage? Tout le monde peut archiver ou seul l’administrateur peut le faire? Et dans le cas où toues les utilisateurs peuvent archiver? Si sur mon Mac, j’ai une partie professionnelle et une autre privée, puis-je stocker la partie privée en interne sur mon Mac et la professionnelle sur le serveur?

Au lieu de sélectionner une archive, l’utilisateur se connecte à une adresse IP et à une base de données.

Tout le monde peut archiver dans la version serveur. Chaque utilisateur ne peut voir que ses propres emails par défaut. Mais il existe des groupes d’utilisateurs pour que les utilisateurs puissent voir les emails de tous les utilisateurs du groupe.

Oui, vous pouvez stocker vos e-mails professionnels sur le serveur.

La seconde question, c’est que je trouve justement formidable de pouvoir consulter sa base de courriels à distance, mais ce serait encore plus fantastique de pouvoir le faire d’un iPhone et d’un iPad. Avez-vous des projets en ce sens?

Je travaille actuellement sur la version 6.3 dont la principale fonctionnalité sera l’archivage direct depuis Gmail. Ensuite, j’essaierai de faire une version web.

Je précise, puisque j’en suis à parler de Beatrix, que cette dernière est incroyablement réactive en matière de courriels et de mises à jour quand quelque chose doit être corrigé, et qu’elle vous répond en français, ce qui est fort appréciable.

Et au niveau des performances?

Le programme se promène allègrement dans mes 150’000 courriels en ce qui concerne la recherche.

Par exemple, en passant par les filtres, il m’a fallu l’instantanéité pour trouver parmi eux 250 courriels d’Adobe, je veux dire par là que je n’ai même pas de temps à donner, ça a été immédiat.

Pour trouver tous les courriels qui contiennent “Comment” dans le titre et en provenance d’Adobe, ça a été moins d’une seconde.

En passant par le champ de recherche, par contre, j’ai eu parfois quelques lenteurs.

Les filtres sont donc à privilégier, et comme ils sont bien plus complets, on ne va pas se gêner, n’est-ce pas?

Les mises à jour des courriels sont rapides, puisqu’il faut 23 minutes pour ajouter 3’700 courriels à une base en contenant 150’000.

Mais ce qu’il faut savoir, c’est que même si vous en avez 10, il faudra à peu près le même temps, un poil moins (3 minutes) pour que le programme puisse faire le tour de toute votre structure et puisse la comparer avec la sienne.

Et en matière de pérennité?

L’inquiétude, pour moi, reste la pérennité de mes courriels dont les plus anciens datent de 1999. Je remercie d’ailleurs au passage Mail et mon serveur principal IMAP d’avoir géré cette tâche, parfois avec pas mal de lenteur, jusqu’à il y a quelques mois.

Depuis la fin de l’année 2021, j’ai effacé tous mes courriels datant de plus de trois ans dans Mail, et dans tous mes comptes IMAP, non sans les avoir sauvegardés dans 4 programmes que j’ai énumérés en début d’article.

On n’est jamais trop prudent.

Mais bon… si l’on est un tant soit peu raisonnable, on se dit que 4 programmes, c’est tout de même beaucoup.

D’autant plus que Mail Archiver X est doté d’excellentes options d’export, voyez plutôt.

Vous pouvez choisir le format de sortie. Notez que si vous avez choisi FileMaker, un modèle vous est offert pour bien visualiser vos données dans ce programme.

Vous retrouvez le dossier exporté dans la structure recréée par Mail Archiver X en clair sur votre bureau:

Si vous regardez attentivement le dossier que j’ai exporté à l’instant au format PDF, à savoir “Paris 2018”: vous voyez qu’il se retrouve dans la structure, à côté du même dossier déjà existant Paris 2018.mbox.

Voici d’ailleurs une autre vue, cette fois complète, d’un export général au format MBOX de Mail Archiver X.

Deux exemples de dossiers ouverts avec le fichier .mbox

En résumé, pas de panique, même en admettant que MailArchiver s’arrête, vos données seraient toujours disponibles pour être visualisées ailleurs.

En conclusion

Mail Archiver X est certainement le logiciel d’archivage de courriels le plus abouti (je déflore les prochains articles sur DevonThink et Eagle Filer? Meuh non…).

Je le préfère nettement à MailSteward, testé ici.

Il est bien plus intuitif, bien plus moderne, et vous vous promenez dedans comme dans votre client de courriel, ce qui est loin d’être le cas dans MailSteward.

Voici les prix proposés:

Il va de soi que la plupart d’entre vous feront l’achat de la version “standard”, à moins que vous n’ayez besoin d’attaquer la base depuis plusieurs ordinateurs.

53.95, pour tant d’options, tant de sécurité, et tant de confort, c’est tout de même fort raisonnable.

Franchement, génial, et je précise que ceux qui ont essayé ce programme il y a quelques mois peuvent refaire leur test: la version 6.2 amène beaucoup d’améliorations bienvenues.

Un Too Much Bô peut-être?

Mais évidemment!