Archiver ses courriels: partie 1, MailSteward

J’ai parlé dans cet article du pourquoi j’utilisais le programme Mail d’Apple malgré son côté basique.

Dans ledit article, j’écrivais que j’utilisais des plug-ins pour améliorer le logiciel, plug-ins que j’ai détaillés dans ce post, et je disais aussi que je l’allégeais en utilisant une stratégie d’archivage basée sur quatre programmes.

Mais d’abord, pourquoi archiver ses courriels?

Rendez-vous compte, 25 ans de courriels stockés dans Mail!

C’était de la folie, même si le logiciel d’Apple ne s’en sortait pas si mal.

Mais enfin, tout de même, je le sentais tout de même assez souvent à la peine. Peut-être que les nouvelles puces d’Apple auraient fait mieux, je ne sais pas, j’ai archivé avant d’être passé sur MacBook Pro 16 pouces Max, (mais quel bonheur!), il n’empêche, des centaines de milliers de courriels, ce n’était pas raisonnable.

Pas raisonnable pour la gestion sur une même machine, au quotidien, et pas raisonnable pour mes serveurs IMAP qui commençaient à me faire comprendre que j’arrivais gentiment au bout de mes quotas, même si je les augmentais chaque année.

J’ai donc pris le taureau par les cornes en fin d’année 2021, je n’ai gardé sur Mail que les trois dernières années, tout le reste, je l’ai archivé.

Attention, pas archivé en utilisant la fonction dédiée intégrée à Mail qui ne sert à rien en réalité, mais en utilisant un logiciel externe.

Un logiciel? Non… quatre!

Bon, il est clair que pour moi, mon historique de courriels, c’est mon passé, c’est ma vie.

Je ne vais donc pas confier tout cela à n’importe qui.

Et surtout pas à UN seul éditeur, qui peut être tout petit, et par conséquent cesser son activité demain.

J’ai préféré la sécurité, et tant qu’on y était, puisqu’il s’agissait de les essayer, je suis parti sur les quatre solutions les plus connues.

  • MailSteward
  • EagleFiler
  • MailArchiver
  • DevonThink 3

Je me propose de vous présenter dans cet article celui qui est le plus ancien, je pense, à savoir MailSteward.

MailSteward, l’ancien, régulièrement mis à jour

Cela fait des années et des années que je faisais des tentatives d’archivage (mais sans effacer les courriels de Mail) dans MailSteward.

Eh oui, il en est à sa version 15, et est âgé de 22 ans désormais.

Il est basé sur SQLite, ce qui devrait lui assurer une grande robustesse et une assez grande ouverture puisque si son concepteur décidait d’arrêter son développement, il pourrait être repris assez facilement par quelqu’un d’autre.

MailSteward travaille de concert avec Apple Mail ou avec Postbox, mais vous pouvez également importer des courriels au format mbox, ce qui permet de travailler avec à peu près tous les logiciels gérant vos mails.

Attention: MailSteward conserve vos messages dans sa base de données, ce qui est totalement sans risque puisqu’il n’efface PAS les messages dans Mail ou PostBox.

Vous ne risquez rien de l’essayer.

Voici comment se présente la fenêtre principale du programme:

1. La liste des messages

Vous voyez dans cette partie de la fenêtre principale les courriels, que vous pouvez classer dans l’ordre que vous voulez, comme dans le Finder, en cliquant sur les en-têtes de colonnes.

Notez que tous les messages de tous les comptes se retrouveront mélangés, à moins que vous ne choisissiez un classement par Mailbox (l’avant-dernière colonne à droite dans cette figure).

Je n’ai pas trouvé comment ajouter une colonne, mais bon, comme le principal y est, cela ne me dérange pas.

2. Les outils propres à l’archivage et à la recherche

Au centre de la barre d’outils, vous trouvez les outils Archiver et Recherche des messages.

Le premier sert à lancer l’archivage des courriels sur les comptes que vous aurez connectés au préalable dans les préférences:


Lorsqu’on clique sur ce bouton d’archivage, on voit apparaître la fenêtre suivante:

Par défaut, MailSteward se rappelle de la dernière date d’import et vous permet de reprendre depuis ce moment, ce qui est très pratique.

Le programme passe ensuite en revue les nouveaux courriels et les ajoute dans sa base.

Toujours dans ces outils du centre de la barre, vous trouvez le bouton Browse pour naviguer dans toute la base, il est pratique pour sortir d’une recherche.

Juste à droite, deux boutons dédiés à la recherche.

L’un et l’autre vous présentent pratiquement la même fenêtre:

Comme vous le voyez, beaucoup de choses sont possibles, tout est là, il est même possible de faire des recherches bien plus complexes que dans Mail ou Postbox, mais attention: l’onglet Search Tags ne permet pas de faire une recherche sur les mots-clés que vous aurez entrés dans MailTags (testé ici).

Pour le moins trompeur, cet onglet!

C’est d’ailleurs une régression de MailSteward depuis la version 13.4, ce qui est tout à fait désagréable, ce d’autant plus que ses concurrents le permettent.

En fait, je ne sais pas trop à quoi sert cet onglet, si ce n’est à faire des recherches sur les mots-clés que vous aurez entrés à la main ou à l’aide de règles directement dans MailSteward.

Quant au deuxième bouton de recherche avec un + au centre de la loupe, il permet, si j’ai bien compris, de rechercher à l’intérieur d’une première recherche.

Un peu comme FileMaker permet de le faire en lançant une deuxième requête.

Oui, la recherche est très puissante sur MailSteward, peut-être une raison de l’adopter… et d’archiver ses courriels.

3. Les outils d’export et d’impression

Dans la fenêtre principale (celle qui est numérotée en rouge donc, bien plus haut), vous trouverez à gauche (3) les outils dédiés à l’impression des courriels, à leur exportation en format texte, à leur suppression et à leur exportation groupée en différents formats lisibles dans d’autres gestionnaires de courriels.

4. Les outils pour réactiver la vie d’un courriel

La partie 4 de la fenêtre principale vous permet d’effectuer les mêmes actions que vous le feriez dans un client normal.

La différence, c’est qu’à l’appui des boutons Reply ou Fwd, le courriel va être transmis à Postbox ou à Mail (selon votre choix dans les préférences).

Cela peut être pratique, même s’il est plutôt rare de répondre à un courriel depuis une archive. Cela peut être plus fréquent de le transmettre à quelqu’un d’autre.

Vous trouvez encore le bouton pour taguer un ou des courriels, et le bouton Text qui permet de voir les courriels au format texte (lorsque vous avez devant vous un courriel HTML).

Mais encore

MailSteward vous permet de taguer des fichiers en direct (voir figure précédente, l’avant-dernier bouton à droite, comme je viens de le dire), mais aussi de le faire à l’importation:

C’est peut-être pratique, mais, je l’ai déjà dit plus haut, je regrette que MailSteward ait abandonné la gestion des mots de passe de MailTags depuis un peu plus d’un an. Je ne vois pas ce qui s’est passé pour que le développeur prenne cette décision, d’autres continuent à les gérer.

Autre chose: que faire si vous voulez séparer la gestion de vos courriels privés et de vos courriels professionnels?

Tout simplement créer deux bases de données, puisque c’est possible.

Ce que je reproche à MailSteward

Ce logiciel fonctionne nativement tant sous processeur Intel que sur les nouveaux Silicon d’Apple, c’est une bonne chose, mais il est pour le moins désagréable en matière de look.

Depuis toutes ces années, il est de plus toujours en anglais, mais son mode d’emploi sur le web peut être facilement traduit par les outils fournis par vos navigateurs.

Certaines opérations prennent du temps: il faut parfois, allez savoir pourquoi, une bonne quinzaine de secondes pour ouvrir les Préférences, parfois, c’est instantané.

Ce que j’apprécie dans ce logiciel

MailSteward est un logiciel qui fonctionne sans plug-in intégré à Mail et qui, malgré quelques ralentissements, est tout à fait fiable.

La recherche est assez efficace, le prix est correct

Notez que MailSteward Lite sauvegarde jusqu’à 100’000 messages, que Mail Steward “normal” n’a pas cette limite, et que MailSteward Pro nécessite une installation de MySQL à part.

En conclusion

MailSteward peut être un bon choix d’archivage, surtout si vous n’utilisez PAS MailTags pour ajouter des mots-clés à vos messages.

Cela étant, je vous propose de lire les articles à venir ces prochaines semaines sur ses concurrents si vous voulez attendre encore un peu avant d’archiver vos courriels.

Vous pouvez aussi essayer la version d’évaluation que vous trouverez ici.

Comme je l’ai écrit en début d’article, vous ne risquez rien d’essayer, puisque MailSteward n’efface pas vos courriels dans Mail ou Postbox lors de l’archivage.

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35 Commentaires
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ysengrain
ysengrain
il y a 10 mois

Depuis x années, je n’ai jamais songé à une autre gestion de mes courriels que celle qui suit.Avant cet exposé, j’utilise Mail, j’ai conservé TOUS les e mails reçus et envoyés, (sans doute plus de 20 années) sauf ceux dont je décide qu’ils ne sont d’aucune utilité:- les échanges automatiques lors d’un achat dès que le produit a été livré, et qu’il n’y a pas de difficulté- les personnes ou structures dont je ne veux plus entendre parler … que des choix arbitrairement arbitraires, bien sûr (objectif, non ?)- une boite contenant plus de 10000 e mails a été exportée, stockée en double exemplaire sur 2 disques externes…sachant que je n’aurai plus jamais d’échanges avec ce correspondantSi j’ai besoin de faire une recherche, je me tourne vers la recherche de Mail, en premier lieu, puis si besoin, vers HoudahSpot qui utilise le plug-in approprié.J’en viens au stockage.Dès le début de Mail (Next Mail est son arrière grand père parrainé par un certain Steve Jobs) né sous Mac OS X.3, j’ai créé, une boîte aux lettres située sur mon Mac, appelée “Messages classés”.Ensuite, en utilisant le principe “de” et “à”, chaque correspondant a sa boite, avec des sous boites de plusieurs niveaux au besoin (Médecine, Néphrologie, Dialyse,etc…Voici un exemple61ea54c7b4afb339c32d859f.jpegJe n’ai jamais compté le nombre de mails reçus et envoyés.J’essaierai peut-être un des logiciels qui vont nous être proposés.PS: François, depuis le 28/6/2005, nous avons échangé 2645 fois ?

Pehem
Pehem
il y a 10 mois

Mais pourquoi archiver 25 ans de mails ? Tu as des obligations professionnelles ?

terreorange
terreorange
il y a 10 mois

Bonjour ! J’utilise un compte Google Workspace gratuit depuis des années. Je veux quitter le monde Google depuis un moment. Et le fait que cette offre va devenir payante m’incite à accélérer. Je creuse donc les solutions de migration et de sauvegardes. Pour la migration, j’ai trouvé cette solution https://imapsync.lamiral.info/ qui fonctionne parfaitement (installée avec brew sur un Mac).
En ce qui concerne l’exportation, j’ai découvert que Google proposait la possibilité d’exporter toutes les données en sa possession (il y en a un paquet) dont les courriels. Plutôt pratique pour constituer une archive « au cas où »). Bref, pour information !

Albert-R
Albert-R
il y a 10 mois

Depuis fin 2002, je ne conserve aucun mail à long terme, sauf ceux ayant une importance vitale à mes yeux, ils sont conservés sous le format PDF. Dès qu’un échange est considéré comme sans suite, il est supprimé.Les rares échanges conservés plus longtemps, ce sont les échanges par WhatsApp, qui est devenu le moyen le plus utilisé en famille.Tout ce qui était du domaine professionnel, à été supprimé environ 1 an après mon départ à la retraite.

ysengrain
ysengrain
il y a 10 mois

J’ai eu des obligations professionnelles, je n’en ai plus, d’une part.
En second lieu, depuis mon enfance, je me bats avec une hypermnésie, qui me joue des tours: elle transforme des faits. Les 25 ans d’e mails me permettent de vérifier la réalité de ma mémoire… dans quelques domaines

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Typiquement, une gestion par mots-clés pour toi serait certainement encore plus pratique.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

De toute façon, quitter Google, même si c’est par un coup de pied aux fesses, c’est une bonne chose!?

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

WhatsApp, je l’ai quitté depuis un moment, et je ne m’en plains pas.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

De mon côté, c’est en grande partie nostalgique: je tombe sur des engueulées avec des lecteurs, ou des conversations avec des gens que j’avais oubliés et qui me rappellent de bons souvenirs, et tant d’autres choses.

Ce que je trouve étonnant, c’est qu’on puisse ne pas garder tout ça justement!

ysengrain
ysengrain
il y a 10 mois

Tu as tout à fait raison.
Mais la flemme de tout reprendre, avec un bénéfice à discuter: je triuve que mon classement “keywordise” très bien.
Je vais y réfléchir.
J’ai oublié de signaler que j’ai aussi créé
– une boite “Divers”
– une boite “inclassable”
– et surtout une boite “disparu(e)s… tu vois de qui je parle ? mais il n’y a pas qu’elle

Albert-R
Albert-R
il y a 10 mois

J’ai une vingtaine de correspondants hors Suisse, ce qui m’empêche d’utiliser, voir de leur imposer Treema

ysengrain
ysengrain
il y a 10 mois

“En ce qui concerne l’exportation, j’ai découvert que Google proposait la possibilité d’exporter toutes les données” ce qui garantit, bien sûr, que Google n’en gardera aucune trace ?

Pehem
Pehem
il y a 10 mois

Je vois pas bien (et pourtant j’ai pas un emploi du temps de ministre) à quel moment je pourrais me replonger dans des mails d’il y a 10 ans. Et puis la nostalgie, je la retrouve avec qques photos, de la musique et ca me suffit. Plus, ca me bouffe de l’énergie et de la bonne humeur 😉

David L.
David L.
il y a 10 mois

François

Merci pour ce test toujours aussi précis. J’utilise la version “free” depuis quelque temps suite à l’un de tes précédents posts 🙂

une correction toutefois, la version free ne permet la sauvegarde de 15 000 mails (et non 100 000 comme tu l’indiques)

terreorange
terreorange
il y a 10 mois

Tout à fait François ! ? Mais cela demande de la méthode !

abrug
abrug
il y a 10 mois

J’utilise Mail Steward depuis des années? La base de données fait maintenant plus de 80 Go. Mais bon, ça fonctionne plutôt bien…

_Lion04_
_Lion04_
il y a 10 mois

De mon côté, j’archive manuellement. Seules les mails importants sont archivés, le reste est conservé un temps dans la boite de réception puis supprimé. Ça évite que la boîte mail soit trop chargée et que le stockage des mails ne polluent trop à la longue.

_Lion04_
_Lion04_
il y a 10 mois

Quitter Google pour des solutions Suisse comme Infomaniak ou Proton c’est pas mal ?

terreorange
terreorange
il y a 10 mois

Je pense que je vais m’orienter vers l’entreprise qui gère mes noms de domaines : elle n’est pas Suisse, mais elle n’est pas américaine non plus ?.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Oui… Je vois, malheureusement.

La boîte “Divers” et celle “Inclassable” me fait penser à mon fourre-tout à l’entrée de le maison!?

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Comme Liion04, je ferais assez confiance sur ce point à Infomaniak.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Pour certaines personnes, je leur ai même payé les 3 francs que coûte Threema, c’est te dire si je suis convaincu!

Mais WhatsApp, plus jamais de plus jamais!

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Je ne sais pas jeter…

Enfin, oui, il y a plein de petites choses que je jette, mais celles que je garde font des dizaines de milliers de courriels très très vite.
Et professionnellement, je suis obligé de garder.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Je parlais de la version Lite. Pas de la Free. Regarde bien sur la dernière capture d’écran, c’est bien 100’000 (ou alors je suis à ce point dyslexique en matière de chiffres que je n’arrive pas à lire, c’est possible!?).

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Oui oui, mais ce n’est pas hyper convivial… Et pas très beau.

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Ben, justement, en archivant, tu retombes dessus par hasard, et j’aime bien ça.

Mais je comprends qu’on ne soit pas touchés par ces choses-là, bien évidemment.

terreorange
terreorange
il y a 10 mois

Pour tout vous dire, c’est gandi.net qui gère mes domaines depuis un bon moment, je vais aller chez eux pour les courriels aussi… Bon dimanche !

David L.
David L.
il y a 10 mois

Effectivement, c’est moi qui suis dyslexique, pas vu qu’il y avait une version lite, ou du moins que tu n’évoquais pas la version free
désolé ?

Occitan30
Occitan30
il y a 10 mois

Je suis dégouté de ce logiciel.
Je l’avais acheté lors de ton premier article, puis laissé tomber. je suis repassé à la caisse et chez moi MS est inutilisable. Il buggy sur des fichiers MS dûment enregistrés mais inexploitables. Le développeur est bien gentil, il réactif (ça c’est un bon point), mais cela ne va pas plus loin.
Je viens de faire encore une tentative avant de poster et c”est du pareil au même ! J’obtiens un message d’erreur SQL error : “data disk image is malformed”. J’ai mis 50 $ à la poubelle.

bvince57
bvince57
il y a 10 mois

Bonsoir,
Je lis toujours avec plaisir vos tests, et j’admire votre souci du détail concernant l’évaluation des logiciels liés à la plateforme Mac.

Mais concernant la gestion des mails je reste sur une solution Windows… Pour l’instant j’utilise EM Client qui travaille nativement sur une base SQlite et qui permet un archivage des mails en local sans suppléments.

Evidemment l’implémentation d’EM client sous Mac n’est pas bonne (beaucoup de problèmes liés à l’interface), et malgré mes remarques rien ne change… Mais ce logiciel est robuste et sans surprise.

J’utilise la suite Office 2019 sur Mac (Word, Excel) qui m’a vraiment surpris en bien, je me demande si la version d’Outlook sur Macos serait une solution ?

Est-ce que quelqu’un sur le forum utilise ou a utilisé Outlook sur Mac ?

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Je pense que tu peux demander un remboursement à l’éditeur.

C’est tout de même étrange, je n’ai jamais eu la moindre erreur avec ce logiciel.

Tu archives de Postbox ou de Mail?

Occitan30
Occitan30
il y a 10 mois

de Mail ; merci pour le conseil mais j’aurais de beaucoup préféré avoir un soft qui fonctionne correctement. Bonne journée à toi

Francois Cuneo
Francois Cuneo
il y a 10 mois

Ce logiciel n’était pas fichu de reprendre le carnet d’adresse de MacOS, en tout cas jusqu’à il y a très peu de temps. Je suis quasi sûr que c’est toujours le cas.

Alors non, ce d’autant plus que vous lirez peut-être mon prochain article demain… mais je ne vous en dis pas plus.

bvince57
bvince57
il y a 10 mois

Bonsoir,
J’utilisais déjà EmClient sur Pc et la synchronisation des contacts et des calendriers sur ICloud s’est toujours faite sans problème.
Quand je suis passé sur Mac, il a suffit copier mes fichiers de la base de données depuis le Pc vers le Mac et j’ai même pu réutiliser ma licence Pro Pc sur Mac.

Seul défaut comme déjà cité, une un peu moins bonne implémentation sur Mac, mais rien d’insurmontable.

Nicolas B.
Nicolas B.
il y a 7 mois

Bonjour François,

Comme régulièrement depuis des années je tombe sur votre excellent site en faisant une recherche, cette fois sur les logiciels pour archiver des mails… Je suis précisément en train d’évaluer ces 4 logiciels et vos conclusions m’intéressent au plus haut point ! J’espère que vous comptez continuer à les publier comme prévu ?

Je profite de mon message pour ajouter, pour les intéressés qui voient ceci à temps, que EagleFiler et MailArchiver sont en ce moment en très grosse promotion sur BundleHunt…

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