Archiver ses courriels: partie 1, MailSteward

J’ai parlé dans cet article du pourquoi j’utilisais le programme Mail d’Apple malgré son côté basique.

Dans ledit article, j’écrivais que j’utilisais des plug-ins pour améliorer le logiciel, plug-ins que j’ai détaillés dans ce post, et je disais aussi que je l’allégeais en utilisant une stratégie d’archivage basée sur quatre programmes.

Mais d’abord, pourquoi archiver ses courriels?

Rendez-vous compte, 25 ans de courriels stockés dans Mail!

C’était de la folie, même si le logiciel d’Apple ne s’en sortait pas si mal.

Mais enfin, tout de même, je le sentais tout de même assez souvent à la peine. Peut-être que les nouvelles puces d’Apple auraient fait mieux, je ne sais pas, j’ai archivé avant d’être passé sur MacBook Pro 16 pouces Max, (mais quel bonheur!), il n’empêche, des centaines de milliers de courriels, ce n’était pas raisonnable.

Pas raisonnable pour la gestion sur une même machine, au quotidien, et pas raisonnable pour mes serveurs IMAP qui commençaient à me faire comprendre que j’arrivais gentiment au bout de mes quotas, même si je les augmentais chaque année.

J’ai donc pris le taureau par les cornes en fin d’année 2021, je n’ai gardé sur Mail que les trois dernières années, tout le reste, je l’ai archivé.

Attention, pas archivé en utilisant la fonction dédiée intégrée à Mail qui ne sert à rien en réalité, mais en utilisant un logiciel externe.

Un logiciel? Non… quatre!

Bon, il est clair que pour moi, mon historique de courriels, c’est mon passé, c’est ma vie.

Je ne vais donc pas confier tout cela à n’importe qui.

Et surtout pas à UN seul éditeur, qui peut être tout petit, et par conséquent cesser son activité demain.

J’ai préféré la sécurité, et tant qu’on y était, puisqu’il s’agissait de les essayer, je suis parti sur les quatre solutions les plus connues.

  • MailSteward
  • EagleFiler
  • MailArchiver
  • DevonThink 3

Je me propose de vous présenter dans cet article celui qui est le plus ancien, je pense, à savoir MailSteward.

MailSteward, l’ancien, régulièrement mis à jour

Cela fait des années et des années que je faisais des tentatives d’archivage (mais sans effacer les courriels de Mail) dans MailSteward.

Eh oui, il en est à sa version 15, et est âgé de 22 ans désormais.

Il est basé sur SQLite, ce qui devrait lui assurer une grande robustesse et une assez grande ouverture puisque si son concepteur décidait d’arrêter son développement, il pourrait être repris assez facilement par quelqu’un d’autre.

MailSteward travaille de concert avec Apple Mail ou avec Postbox, mais vous pouvez également importer des courriels au format mbox, ce qui permet de travailler avec à peu près tous les logiciels gérant vos mails.

Attention: MailSteward conserve vos messages dans sa base de données, ce qui est totalement sans risque puisqu’il n’efface PAS les messages dans Mail ou PostBox.

Vous ne risquez rien de l’essayer.

Voici comment se présente la fenêtre principale du programme:

1. La liste des messages

Vous voyez dans cette partie de la fenêtre principale les courriels, que vous pouvez classer dans l’ordre que vous voulez, comme dans le Finder, en cliquant sur les en-têtes de colonnes.

Notez que tous les messages de tous les comptes se retrouveront mélangés, à moins que vous ne choisissiez un classement par Mailbox (l’avant-dernière colonne à droite dans cette figure).

Je n’ai pas trouvé comment ajouter une colonne, mais bon, comme le principal y est, cela ne me dérange pas.

2. Les outils propres à l’archivage et à la recherche

Au centre de la barre d’outils, vous trouvez les outils Archiver et Recherche des messages.

Le premier sert à lancer l’archivage des courriels sur les comptes que vous aurez connectés au préalable dans les préférences:


Lorsqu’on clique sur ce bouton d’archivage, on voit apparaître la fenêtre suivante:

Par défaut, MailSteward se rappelle de la dernière date d’import et vous permet de reprendre depuis ce moment, ce qui est très pratique.

Le programme passe ensuite en revue les nouveaux courriels et les ajoute dans sa base.

Toujours dans ces outils du centre de la barre, vous trouvez le bouton Browse pour naviguer dans toute la base, il est pratique pour sortir d’une recherche.

Juste à droite, deux boutons dédiés à la recherche.

L’un et l’autre vous présentent pratiquement la même fenêtre:

Comme vous le voyez, beaucoup de choses sont possibles, tout est là, il est même possible de faire des recherches bien plus complexes que dans Mail ou Postbox, mais attention: l’onglet Search Tags ne permet pas de faire une recherche sur les mots-clés que vous aurez entrés dans MailTags (testé ici).

Pour le moins trompeur, cet onglet!

C’est d’ailleurs une régression de MailSteward depuis la version 13.4, ce qui est tout à fait désagréable, ce d’autant plus que ses concurrents le permettent.

En fait, je ne sais pas trop à quoi sert cet onglet, si ce n’est à faire des recherches sur les mots-clés que vous aurez entrés à la main ou à l’aide de règles directement dans MailSteward.

Quant au deuxième bouton de recherche avec un + au centre de la loupe, il permet, si j’ai bien compris, de rechercher à l’intérieur d’une première recherche.

Un peu comme FileMaker permet de le faire en lançant une deuxième requête.

Oui, la recherche est très puissante sur MailSteward, peut-être une raison de l’adopter… et d’archiver ses courriels.

3. Les outils d’export et d’impression

Dans la fenêtre principale (celle qui est numérotée en rouge donc, bien plus haut), vous trouverez à gauche (3) les outils dédiés à l’impression des courriels, à leur exportation en format texte, à leur suppression et à leur exportation groupée en différents formats lisibles dans d’autres gestionnaires de courriels.

4. Les outils pour réactiver la vie d’un courriel

La partie 4 de la fenêtre principale vous permet d’effectuer les mêmes actions que vous le feriez dans un client normal.

La différence, c’est qu’à l’appui des boutons Reply ou Fwd, le courriel va être transmis à Postbox ou à Mail (selon votre choix dans les préférences).

Cela peut être pratique, même s’il est plutôt rare de répondre à un courriel depuis une archive. Cela peut être plus fréquent de le transmettre à quelqu’un d’autre.

Vous trouvez encore le bouton pour taguer un ou des courriels, et le bouton Text qui permet de voir les courriels au format texte (lorsque vous avez devant vous un courriel HTML).

Mais encore

MailSteward vous permet de taguer des fichiers en direct (voir figure précédente, l’avant-dernier bouton à droite, comme je viens de le dire), mais aussi de le faire à l’importation:

C’est peut-être pratique, mais, je l’ai déjà dit plus haut, je regrette que MailSteward ait abandonné la gestion des mots de passe de MailTags depuis un peu plus d’un an. Je ne vois pas ce qui s’est passé pour que le développeur prenne cette décision, d’autres continuent à les gérer.

Autre chose: que faire si vous voulez séparer la gestion de vos courriels privés et de vos courriels professionnels?

Tout simplement créer deux bases de données, puisque c’est possible.

Ce que je reproche à MailSteward

Ce logiciel fonctionne nativement tant sous processeur Intel que sur les nouveaux Silicon d’Apple, c’est une bonne chose, mais il est pour le moins désagréable en matière de look.

Depuis toutes ces années, il est de plus toujours en anglais, mais son mode d’emploi sur le web peut être facilement traduit par les outils fournis par vos navigateurs.

Certaines opérations prennent du temps: il faut parfois, allez savoir pourquoi, une bonne quinzaine de secondes pour ouvrir les Préférences, parfois, c’est instantané.

Ce que j’apprécie dans ce logiciel

MailSteward est un logiciel qui fonctionne sans plug-in intégré à Mail et qui, malgré quelques ralentissements, est tout à fait fiable.

La recherche est assez efficace, le prix est correct

Notez que MailSteward Lite sauvegarde jusqu’à 100’000 messages, que Mail Steward “normal” n’a pas cette limite, et que MailSteward Pro nécessite une installation de MySQL à part.

En conclusion

MailSteward peut être un bon choix d’archivage, surtout si vous n’utilisez PAS MailTags pour ajouter des mots-clés à vos messages.

Cela étant, je vous propose de lire les articles à venir ces prochaines semaines sur ses concurrents si vous voulez attendre encore un peu avant d’archiver vos courriels.

Vous pouvez aussi essayer la version d’évaluation que vous trouverez ici.

Comme je l’ai écrit en début d’article, vous ne risquez rien d’essayer, puisque MailSteward n’efface pas vos courriels dans Mail ou Postbox lors de l’archivage.